Excel là một phần mềm không còn quá xa lạ gì với chúng ta khi được áp dụng vào đa dạng lĩnh vực trong đời sống, xã hội. Cùng với sự phát triển của công nghệ, những dữ liệu quan trọng trong Excel trở thành tài sản vô giá với bất kể cá nhân hay doanh nghiệp. Vì vậy, hãy cùng ITSUPRO tìm hiểu về 3 cách backup dữ liệu excel hiệu quả cũng như các bước thực hiện ngay bây giờ.
1. Excel là gì?
Trước khi tìm hiểu về cách sao lưu dữ liệu Excel, ITSUPRO sẽ cung cấp cho bạn đọc một số thông tin cơ bản về phần mềm này. Excel là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft và được tích hợp trong bộ Microsoft 365. Với Excel, người dùng có thể dễ dàng trình bày, ghi và lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng một cách dễ dàng.
Excel là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft
Công dụng của Excel hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người dùng. Đó có thể là thực hiện lưu trữ dữ liệu của nhiều đối tượng, quản lý thông tin, hỗ trợ phân tích, tính toán số liệu,... Đây chắc chắn là phần mềm không thể thiếu với một số ngành nghề như kế toán, ngân hàng, kỹ sư, giáo viên,...
2. Các bước Backup dữ liệu Excel
Hãy tham khảo ngay 4 bước dưới đây để có thể sao lưu được dữ liệu trên ứng dụng này một cách nhanh chóng, thuận lợi.
Bước 1: Xác định chính xác dữ liệu cần Backup
Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình này yêu cầu người dùng xác định chính xác dữ liệu cần Backup (backup là gì). Về cơ bản, các file Excel thường không quá nặng với dung lượng chỉ từ vài KB đến vài MB. Tuy nhiên, lượng dữ liệu cần xử lý lại rất lớn với hàng chục Sheet, hàng ngàn cột,...
Bên cạnh đó, càng những công việc đặc thù như kế toán, tổng hợp,... phải xử lý hàng trăm tệp dữ liệu thì việc xác định dữ liệu càng thể hiện sự quan trọng. Bạn cũng nên sắp xếp các tệp một cách khoa học để dễ dàng hơn trong việc lưu trữ và tìm kiếm sau này.
Bạn cần xác định chính xác dữ liệu trước khi Backup dữ liệu excel
Bước 2: Tạo bản sao dữ liệu Excel
Để thực hiện sao lưu dữ liệu trong Excel thì bạn cần chuẩn bị sẵn các tệp, file bản chính. Bạn có thể dễ dàng thực hiện bước này với một số phương pháp như:
-
Thực hiện lưu file bằng Save, Save as: Biểu tượng Save → Xuất hiện hộp thoại “Save As” → chọn nơi lưu trữ hoặc ấn Browse để lựa chọn vị trí lưu → Điền tên tại File name → Save. Bạn cũng có thể lưu file Excel dưới các định dạng trong mục “Lưu dưới dạng”.
- Sử dụng tổ hợp phím: Ctrl + S hoặc F12 để bật tính năng Save as và thực hiện tương tự các bước nêu trên.
- Tính năng Auto Recovery: File → Options → Hộp thoại Excel Options xuất hiện → Cột Save bên trái → Save AutoRecover information every… minutes.
- Với Macbook: Thực hiện tương tự các bước như trên hoặc sử dụng tổ hợp Command + S.
Bước 3: Lựa chọn cách Backup dữ liệu Excel
Dưới đây là 3 cách sao lưu được đội ngũ chuyên viên kỹ thuật tại ITSUPRO khuyên dùng.
Sao lưu dữ liệu Excel với OneDrive
Nền tảng OneDrive cho phép người dùng dễ dàng backup dữ liệu các tệp, file trên máy tính Windows, đặc biệt là các ứng dụng thuộc bộ Microsoft 365. Phương thức này đã trở nên phổ biến từ các phiên bản Excel 2016 trở đi và chỉ cần đăng nhập toàn khoản Microsoft để có thể sử dụng.
Xem thêm: Sao lưu dữ liệu gồm có mấy loại? Thông tin cụ thể và so sánh
OneDrive cho phép người dùng sao lưu các ứng dụng thuộc bộ Microsoft 365
Sau khi đăng nhập, hãy tiếp tục thao tác lần lượt các bước sau: Bật On trong mục Auto Save trên cùng cửa sổ file Excel → Lựa chọn logo OneDrive → Đặt trên cho tệp → Save.
Sao lưu dữ liệu với nền tảng lưu trữ đám mây
Bên cạnh OneDrive được tích hợp sẵn trong Excel, người dùng cũng có thể tham khảo các nền tảng, dịch vụ lưu trữ đám mây khác. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như Advanced Backup trong Acronis Cyber Protect Cloud, Google Drive, Terabox, Mega, Mediafire,...
Với cách backup dữ liệu Excel này, người dùng chỉ cần thực hiện thao tác kéo thả hoặc tải tệp cần sao lưu một cách dễ dàng. Các nhà cung cấp dịch vụ sẽ đảm bảo về tính bảo mật, an toàn thông tin cũng như toàn vẹn dữ liệu cho bạn. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý về khả năng mở rộng bộ nhớ, nền tảng hay khả năng tương thích.
Backup dữ liệu trên thiết bị lưu trữ mới
Với một thiết bị lưu trữ mới như USB, máy chủ NAS, ổ đĩa,..., bạn có thể sao lưu bất kể loại dữ liệu nào với các thao tác từ cơ bản đến phức tạp hơn. Do dung lượng các tệp Excel tương đối nhẹ và có định dạng lưu trữ riêng nên một số cá nhân hoặc doanh nghiệp vẫn ưa chuộng hình thức này.
Tệp Excel tương đối nhẹ và có thể sao lưu dễ dàng với thiết bị ngoại vi
Bước 4: Thực hiện sao lưu dữ liệu
Người dùng thực hiện sao lưu với quy trình hoặc thao tác tùy thuộc vào cách Backup dữ liệu Excel mà bạn lựa chọn. Sau khi sao lưu, việc kiểm tra hiệu quả cũng như kết quả lưu trữ cũng rất quan trọng. Điều này giúp bạn hạn chế được một số vấn đề như lỗi tệp, thiếu sót trong quá trình sao lưu,...
Xem thêm: Sao lưu dữ liệu lên iCloud
3. Tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu trong Excel
Kế toán, tổng hợp, tài chính,... là những nghiệp vụ vô cùng quan trọng và thường xuyên phải sử dụng Excel. Càng những doanh nghiệp có quy mô lớn thì hoạt động này càng phải tuân thủ những yêu cầu chặt chẽ và không được phép sai sót. Từ đó, ta có thể thấy việc sao lưu dữ liệu trong Excel có vai trò quan trọng như thế nào.
Bản sao lưu giống như một vị cứu tinh trong rất nhiều tình huống có thể xảy ra như máy tính lỗi, vô tình xóa mất dữ liệu, cần tìm kiếm dữ liệu cũ,... Nếu để tình trạng này xảy ra, không chỉ cá nhân phải chịu trách nhiệm mà công ty cũng gặp rất nhiều ảnh hưởng về tài chính, danh tiếng cũng như vị thế cạnh tranh.
Bản sao lưu giống như một vị cứu tinh trong rất nhiều tình huống có thể xảy ra
Bên cạnh đó, việc sao lưu và sắp xếp dữ liệu cẩn thận cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của một cá nhân. Tương ứng với đó là sự đơn giản hóa, thuận tiện trong công việc và mức lương hoàn toàn xứng đáng.
Trên đây là các bước Backup dữ liệu Excel cùng 3 cách hiệu quả nhất được các chuyên viên kỹ thuật tại ITSUPRO giới thiệu tới bạn. Hy vọng với những thông tin đã được cung cấp, bạn đọc cũng như quý doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phù hợp. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ITSUPRO
Địa chỉ: Tầng 2, Số 31 Nguyễn Xiển, Phường Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Hotline: 1900 2525 90 - 098 456 1515.
Fanpage: https://www.facebook.com/itsupro
Email: contact@itsupro.com.
