Dữ liệu là tài sản quý giá của bất kể cá nhân hay doanh nghiệp nào trong thời đại công nghệ 4.0. Để đảm bảo sự an toàn và độ hiệu quả khi sử dụng dữ liệu, quản lý dữ liệu cần được thực hiện một cách có khoa học. Cùng ITSUPRO tìm hiểu chi tiết về hoạt động này ngay bây giờ.
1. Quản lý dữ liệu là gì?
Quản lý dữ liệu là hoạt động thu thập, tổ chức, lưu trữ và bảo quản thông tin an toàn trong phạm vi quản lý của người dùng. Hoạt động này có thể được triển khai ở phạm vi người dùng cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp. Để thực hiện được hiệu quả, rất nhiều chính sách, công cụ, quy trình,... được áp dụng và kết hợp.
Quản lý có thể triển khai ở phạm vi người dùng cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp
2. Vai trò của hoạt động quản lý dữ liệu
Về cơ bản, quản lý dữ liệu thể hiện vai trò quan trọng của bản thân với “dữ liệu” - đối tượng chính của các hoạt động triển khai. Dưới đây là những vai trò cụ thể ITSUPRO muốn chia sẻ tới bạn.
- Liên quan trực tiếp đến các hoạt động hằng ngày của tổ chức, doanh nghiệp hay người dùng.
- Giảm bớt sự tiêu tốn tài nguyên, lãng phí nguồn lực.
- Hỗ trợ người quản trị thực hiện chuyển đổi thông tin, phân tích dữ liệu, xử lý thông tin,...
- Cơ sở để sử dụng nền tảng cơ sở dữ liệu được hiệu quả.
- Đáp ứng những quy định, yêu cầu,... nghiêm ngặt.
- Liên quan trực tiếp đến những vấn đề về pháp lý.
- Gia tăng khả năng tồn tại, duy trì và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Quản lý dữ liệu là cơ sở để sử dụng nền tảng cơ sở dữ liệu được hiệu quả
3. Những rủi ro và thách thức với công tác quản trị dữ liệu
Trên thực tế, quản lý dữ liệu là một bài toán khó mà bất kể doanh nghiệp hay người dùng cá nhân nào cũng cần tìm kiếm câu trả lời. Dưới đây là những yếu tố bạn đọc và quý doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai hoạt động này.
- Thiết kế cấu trúc dữ liệu không hiệu quả gây khó khăn trong quản lý, thao tác.
- Sự tương thích giữa hoạt động triển khai và các giải pháp.
- Những rủi ro tiềm ẩn từ bên ngoài như virus, mã độc, đối tượng xấu, rò rỉ dữ liệu,...
- Cần triển khai nhiều hoạt động với kế hoạch khoa học.
- Yêu cầu tính cập nhật, tinh chỉnh, đánh giá,... liên tục.
- Quy mô triển khai, khả năng đáp ứng của trang thiết, hạ tầng,...
- Công tác đào tạo nhân viên gặp nhiều khó khăn.
4. Làm thế nào để quản lý dữ liệu được hiệu quả?
Tham khảo ngay những phương pháp được chia sẻ dưới đây bởi đội ngũ chuyên viên kỹ thuật tại ITSUPRO. Xin lưu ý, mặc dù có thể áp dụng cho cả người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp nhưng người dùng phải đánh giá về hoạt động triển khai cũng như có những tinh chỉnh để đem lại hiệu quả tối ưu nhất.
4.1 Chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết
Trong cơ sở dữ liệu của người dùng hay doanh nghiệp tồn tại đồng thời cả dữ liệu “rác” và những dữ liệu quan trọng. Những dữ liệu đem lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh, dữ liệu nhạy cảm,... mới là mục tiêu để thu thập. Nếu thực hiện không có kế hoạch khoa học, chi phí hay nguồn lực sẽ bị lãng phí rất nhiều.
Doanh nghiệp chỉ nên thu thập những dữ liệu cần thiết
4.2 Cấp quyền truy cập phù hợp
Trong quản lý dữ liệu, cấp quyền truy cập cần được thực hiện một cách khoa học. Nhà quản lý nên có phân cấp rõ ràng về quyền hạn của các cá nhân liên quan để thực hiện phân quyền. Càng với tổ chức hay doanh nghiệp lớn, hoạt động này càng phải đầu tư thực hiện kỹ càng.
4.3 Bảo mật dữ liệu, thông tin
Dữ liệu là tài sản quý giá với bất kể cá nhân hay doanh nghiệp. Do đó, việc bảo mật dữ liệu cần được thực hiện chuẩn chỉ trước những mối đe dọa tiềm tàng. Đó có thể là mã độc, kẻ gian xâm nhập, rủi ro thất thoát dữ liệu,... Không những vậy, đây còn là cơ sở quan trọng để tránh những hậu quả về tài chính, niềm tin, danh dự.
4.4 Tiến hành sao lưu định kỳ
Sao lưu dữ liệu tạo tiền đề quan trọng để doanh nghiệp đối diện với những rủi ro liên quan đến dữ liệu. Về cơ bản, các bản sao lưu hoàn toàn tương tự như dữ liệu gốc và có thể khôi phục lại bất cứ lúc nào. Người dùng có thể triển khai hoạt động này một cách độc lập hoặc tìm đến những giải pháp, dịch vụ,... từ bên thứ ba.
Sao lưu dữ liệu tạo tiền đề để doanh nghiệp đối diện với rủi ro liên quan đến dữ liệu
4.5 Dọn dẹp kho dữ liệu
Tùy vào hoạt động triển khai của mỗi bên mà công tác dọn dẹp dữ liệu định kỳ sẽ có sự thay đổi. Sau khi sàng lọc những dữ liệu không cần thiết, thao tác dọn dẹp sẽ làm giảm bớt áp lực cho hệ thống. Điều này cũng giúp hoạt động tìm kiếm, tra cứu hay sử dụng dữ liệu được trở nên khoa học hơn.
4.6 Kiểm tra, quản lý, theo dõi
Công tác quản lý dữ liệu thường được chính người dùng hoặc quản trị viên trong tổ chức thực hiện. Để đảm bảo tính hiệu quả và khoa học khi sử dụng dữ liệu, có rất nhiều thao tác cần lên kế hoạch và thực hiện. Đó là hoạt động giám sát, kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu quả, theo dõi và phát hiện những bất thường,...
Để thực hiện công tác này hiệu quả, người dùng cần trang bị kiến thức về bảo mật và các công cụ liên quan. Nguồn kiến thức có thể từ nội bộ, đào tạo bên ngoài, qua internet, sách báo, tự tìm hiểu,...
4.7 Sử dụng các giải pháp quản lý hiệu quả
Nếu bạn đọc hay quý doanh nghiệp không biết thực hiện hoạt động này sao cho hiệu quả, hãy tham khảo các giải pháp từ bên thứ ba. Dưới đây là một số gợi ý từ đội ngũ chuyên viên kỹ thuật tại ITSUPRO.
- Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng.
- Tham khảo dịch vụ, ứng dụng,... hỗ trợ quản lý thiết bị trong doanh nghiệp (Ví dụ như Acronis Cyber Protect Cloud).
- Thuê cá nhân có chuyên môn từ bên ngoài.
- Đào tạo nhân viên nội bộ để có thể tự triển khai.
Với tính chuyên môn hóa, những giải pháp quản lý này được đánh giá rất cao cả về hiệu quả lẫn chi phí. Tuy nhiên, người dùng hoặc doanh nghiệp phải tìm hiểu và lựa chọn các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín. Hoạt động đánh giá và theo dõi cũng cần triển khai liên tục để đưa ra tinh chỉnh nếu cần thiết.
Lựa chọn các dịch vụ từ bên thứ ba đảm bảo hiệu quả và cả chi phí
Trên đây là những chia sẻ của ITSUPRO về chủ đề quản lý dữ liệu. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đọc và quý doanh nghiệp có thể triển khai hoạt động này một cách tối ưu, hiệu quả. Theo dõi thêm các bài viết mới từ ITSUPRO để cập nhật thêm kiến thức xoay quanh lĩnh vực Công nghệ thông tin và bảo mật.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ITSUPRO
Địa chỉ: Tầng 2, Số 31 Nguyễn Xiển, Phường Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Hotline: 1900 2525 90 - 098 456 1515.
Fanpage: https://www.facebook.com/itsupro
Email: contact@itsupro.com.
