Trước đây khái niệm về “hóa đơn” mà mọi người thường biết đến là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Thông tư 78, Nghị định 123, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ KD phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Bài viết hôm nay ITSUPRO sẽ tổng hợp và gửi tới Quý bạn đọc tất cả các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử: Định nghĩa- Định dạng, Thông tư -Nghị định và Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử … Kính mời bạn đọc cùng theo dõi.

1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được áp dụng để thay thế các loại hóa đơn sau:

Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn khác gồm: Tem, vé, thẻ, Phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Ngoài ra có thể áp dụng cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

2.Định dạng của hóa đơn điện tử là gì?

Trên thế giới, hóa đơn điện tử hoặc các văn bản điện tử được sử dụng rông rãi theo định dạng PDF và XML. Tại Việt Nam, các nhà cung cấp đang sử dụng định dạnh XML. Định dạng này giúp cho việc lưu trữ được giảm so với Hóa đơn ở định dạng PDF tuy nhiên nhược điểm là Người sử dụng không thể view trực tiếp file Hóa đơn điện tử mà phải sử dụng một phần mềm đê đọc và View ra cho người dùng khai thác thông tin. Như vậy, Định dạnh của Hóa đơn điện tử chính là XML giống với định dạng hồ sơ khai báo thuế hiện nay.

3. Căn Cứ Pháp Lý Của Hóa Đơn Điện Tử

LUẬT GIAO DỊCH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005).

NGHỊ ĐỊNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ;
Nghị định 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký điện tử.

THÔNG TƯ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử.
Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

4.Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ theo điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC:

Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là đã có thể phát hành hóa đơn điện tử sau khi CQT duyệt. Không cần khai báo số lượng dự kiến sử dụng và cũng không có thủ tục Hủy hóa đơn khi không có nhu cầu sử dụng. Việc đăng ký sử dụng được thông qua các tổ chức giải pháp hoặc các tổ chức truyền nhận được CQT chấp nhận.

Một số lưu ý với loại hóa đơn điện tử mới:

Chỉ đăng ký loại hóa đơn sử dụng không cần đăng ký mẫu hóa đơn, ký hiệu và số lượng hóa đơn sử dụng. Các nội dung này M-Invoice sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp phát hành và thiết kế mẫu hiển thị;
Doanh nghiệp có thể sử đồng thời nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử để backup trong trường hợp Nhà cung cấp khác bị lỗi;
Không còn khái niệm về bản in chuyển đổi ra giấy. Bản In bản thể hiện của Hóa đơn điện tử KHÔNG có giá trị pháp lý chỉ có giá trị lưu trữ thông tin ghi sổ (Căn cứ theo điều 7 của Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP);
Người mua nhận được hóa đơn điện tử ngay khi người bán xuất hóa đơn. Kiểm tra hóa đơn hợp lệ tại: https://kiemtrahoadon.vn

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Quý khách liên hệ với Tổng đài hỗ trợ của chúng tôi 1900 25 25 90