Hiện nay, email được người dùng sử dụng rất nhiều trong trao đổi thông tin cũng như công việc, học tập. Chính vì vậy, dữ liệu trong email cần được backup để đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật. Cùng ITSUPRO tìm hiểu những nội dung xoay quanh chủ đề này như lý do cần thực hiện, hướng dẫn cụ thể và lưu ý quan trọng.
1. Email là gì?
Email là viết tắt của cụm từ Electronic Mail hay thư điện tử. Email đã xuất hiện từ những năm 1960 và dần phổ biến từ những năm 1993. Mục tiêu sử dụng chính của hình thức này là để trao đổi thư tín trực tuyến thông qua kết nối Internet. Thông qua đó, người dùng có thể tận dụng email phục vụ công việc hay học tập của mình dễ dàng.
Email được sử dụng để trao đổi thư tín trực tuyến thông qua kết nối Internet
Cùng với sự phát triển của công nghệ, ngoài trao đổi tin nhắn thì người dùng còn có thể trao đổi các tệp tin, hình ảnh,... đính kèm một cách linh hoạt. Mỗi email thường gồm tên người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ này. Một số nền tảng tiêu biểu có thể kể đến như Outlook, Gmail, iCloud Mail,...
2. Tại sao cần Backup dữ liệu email?
Như ITSUPRO đã đề cập, dữ liệu được trao đổi trong email bên cạnh những thông tin quan trọng thì còn có cả hình ảnh, tệp tin,... Cho dù người dùng sử dụng email với mục đích gì, hoạt động sao lưu dữ liệu email cũng thể hiện được tầm quan trọng ở một số phương diện dưới đây.
- Đề phòng sự cố kỹ thuật: Email hoạt động trên nền tảng của nhà cung cấp dịch vụ nên có thể xảy ra lỗi hay sự cố kỹ thuật bất kỳ lúc nào. Lúc này, hoạt động của người dùng sẽ chịu nhiều ảnh hưởng nghiêm trọng.
- Lỗi từ người dùng: Người dùng có thể sơ ý làm mất tài khoản hay xóa tin nhắn làm mất dữ liệu trong email.
- Phục vụ mục đích, nhu cầu người dùng: Với dữ liệu đã được sao lưu từ trước, người dùng có thể linh hoạt sử dụng tùy vào mục đích khác nhau. Các thao tác cần sử dụng tới dữ liệu cũng nhanh chóng hơn hẳn.
- Tuân thủ các nguyên tắc, quy định: Trong một số trường hợp, người dùng cần Backup email theo nguyên tắc, quy định. Điều này giúp họ tránh khỏi những vấn đề về vi phạm trong nội bộ hay các vấn đề Pháp lý.
Xem thêm: Giải pháp backup dữ liệu Server
Backup dữ liệu email sẽ phục vụ công việc và nhu cầu người dùng
3. Hướng dẫn Backup dữ liệu email trên một số nền tảng
3.1 Cách Backup dữ liệu Gmail
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của người dùng thông qua địa chỉ myaccount.google.com.
- Lựa chọn mục Dữ liệu và cá nhân hóa (Data & personalization).
- Lựa chọn phần Tải xuống, xóa hoặc lập kế hoạch cho dữ liệu của bạn (Download, delete or make a plan for your data) → Thực hiện tải dữ liệu xuống thiết bị.
- Người dùng sẽ được chuyển đến trang Google Takeout. Hãy đánh dấu chọn vào hộp kiểm Gmail cũng như bất kể ứng dụng hay dữ liệu nào trên nền tảng mà bạn muốn sao lưu.
- Lựa chọn định dạng mong muốn (với các dịch vụ có gắn nhãn Nhiều định dạng (Multiple format).
- Lựa chọn Bước tiếp theo (Next step).
- Lựa chọn mũi tên hướng xuống dưới phần Phương pháp gửi (Delivery methods) để lựa chọn phương thức nhận bản sao lưu.
- Click chuột vào tùy chọn bạn mong muốn (Gồm có Gửi đường liên kết tải xuống qua email, thêm vào Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box).
- Lựa chọn tần suất sao lưu, loại file, kích thước tệp tối đa → Tạo tệp xuất (Create export).
- Quá trình sao lưu dữ liệu Gmail sẽ diễn ra sau đó. Tốc độ thực hiện sẽ phụ thuộc vào lượng email cũng như dữ liệu của người dùng.
- Lựa chọn Hủy tệp xuất (Cancel export) đề hủy sao lưu hoặc Tạo tệp xuất khác (Create another export) để tạo bản sao lưu email khác.
Người dùng có thể lựa chọn định dạng file mong muốn trong cài đặt
3.2 Cách Backup dữ liệu email Outlook
Backup Email
- Truy cập tài khoản Outlook của người dùng.
- Lựa chọn File → Open & Export → Import/Export.
- Tại khu vực bảng chọn Import and Export Wizard → Export to a file → Next.
- Tại khu vực bảng chọn Export to a File → chọn Outlook Data File (.pst) → Next.
- Lựa chọn Email cần Backup → Click Include subfolders box để hiển thị tất cả thông tin trong Email (Hộp thư đến, hộp thư đi, Nháp, Lịch,...).
- Lựa chọn Email để sao lưu toàn bộ dữ liệu email trong Outlook hoặc chọn từng thư mục theo nhu cầu → Ấn Next.
- Chọn đường dẫn lưu file Back up → Replace duplicates with items exported → Finish.
- Tạo password để bảo vệ tập tin có dạng .pst.
- Dữ liệu sẽ được tải xuống thiết bị người dùng dưới dạng file backup.pst.
Xem thêm: Phần mềm backup dữ liệu trên Android
Backup Outlook sẽ xuất ra tệp tin có dạng pst
Restore Email
- Truy cập vào tài khoản mà người dùng muốn Backup dữ liệu mail Outlook.
- Lựa chọn File → Open & Export → Import/Export.
- Lựa chọn Import from another program or file → Next.
- Lựa chọn Outlook Data File (.pst) → Next.
- Tại phần File to Import, lựa chọn Browse để dẫn đến nơi chứa file dạng backup.pst.
- Click chọn dòng Replace duplicates with items imported → Next.
- Chọn dòng Import items into the same folder in → Chọn tài khoản Email → Finish.
- Nội dung của file được nhập và khôi phục vào phần dữ liệu từ file Backup dữ liệu Outlook.
4. Một số lưu ý khi Backup dữ liệu thư điện tử
Để thực hiện Backup dữ liệu Email thuận lợi và đảm bảo an toàn cho dữ liệu, hãy tham khảo ngay những lưu ý dưới đây từ ITSUPRO.
- Xác định chính xác dữ liệu cần thực hiện sao lưu cũng như sắp xếp một cách khoa học.
- Kiểm tra và quản lý những dữ liệu quan trọng như mật khẩu, tài khoản, file dữ liệu sao lưu,...
- Nâng cao hiểu biết về bảo mật cũng như thực hiện sao lưu dữ liệu.
- Đảm bảo tính an toàn của thiết bị lưu trữ như sử dụng các phần mềm bảo mật, mã hóa dữ liệu,...
- Hoạt động sao lưu và bảo mật dữ liệu cần thực hiện theo đúng các chính sách cũng như tuân thủ quy định của Pháp luật.
Người dùng cần xác định chính xác dữ liệu cần thực hiện sao lưu
Trên đây là những chia sẻ của ITSUPRO về hoạt động Backup dữ liệu email và hướng dẫn thực hiện trên nền tảng Gmail, Outlook. Hy vọng bạn đọc có thể áp dụng những kiến thức trên để phục vụ những nhu cầu của bản thân. Theo dõi các trang thông tin dưới đây từ ITSUPRO để cập nhật thêm những kiến thức mới nhất xoay quanh lĩnh vực Công nghệ thông tin.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ITSUPRO
Địa chỉ: Tầng 2, Số 31 Nguyễn Xiển, Phường Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Hotline: 1900 2525 90 - 098 456 1515.
Fanpage: https://www.facebook.com/itsupro
Email: contact@itsupro.com.
